Objects for Notes O4N

 

El Software O4N

Es una solución para el manejo de contenido. Puede operar solo o mediante una interfaz de programación API para que desde otras aplicaciones (como Lotus Notes) se usen los servicios  de O4N como un repositorio de objetos adjuntos (attachments) como son: imágenes,  archivos Excel, Word, vídeos o de cualquier otro tipo. Su principal función será el almacenar objetos  en bases de datos relacionales, así como, también recuperarlos en el momento en que sean requeridos. Para esto, se cuenta con una aplicación de administración de documentos y mecanismos de interrelación entre documentos de otras aplicaciones y las imágenes o archivos genéricos que se adjunten con la posibilidad de añadir información textual de libre definición como claves de indexación.

 

Características Funcionales:

• Identificador Único por Objeto
• Manejo de Claves de Indexación.
• Organización con Archivadores y Carpetas.
• Definición de Tipos de Documento.
• Diferentes Tipos de Archivos Adjuntos.
• Plantillas de Captura de Imágenes.
• Manejo de Volúmenes de Bases de Datos.
• Administración de Seguridades - LDAP.
• Digitalización de Documentos.
• Reportes del Usuario y Administrador.
• Auditoria de Usuarios.
• Auditoria de Documentos.

 

Mantenimiento de Correo

 

Mantenimiento de Correo: es una aplicación desarrollada en plataforma Lotus Domino cuyo objetivo es eliminar mails innecesarios de los buzones de cada usuario, para esto, el administrador de la aplicación podrá crear diversas reglas que clasificarán los mails como NO DESEADOS.

 

Reglas: Una regla contiene varias especificaciones que clasifican los mails. Para crear una regla se utilizarán varios detalles que identifican un mail, tales como: el asunto, los adjuntos, las extensiones y el tiempo que permanece en un buzón, además se podrán especificar las acciones que se van a realizar en base a éstas características, acciones  como: eliminar solo el adjunto, sacar una copia de respaldo, excluir a un buzón determinado o hacer que se aplique a un solo buzón.

 

Ejecutar  Reglas: El mantenimiento del correo se puede realizar de dos maneras, MANUAL (en cualquier instante) y AUTOMÁTICA (calendarizada), en ambos casos ejecutará todas las reglas cuyo estado es ACTIVA. El estado de una regla (ACTIVA    o  SUSPENDIDA ) puede ser modificado, brindando así al administrador la posibilidad de ejecutarla o no.

 

VISUALIZACIÓN DE REGLAS:  Para fines de administración y mantenimiento, la aplicación ofrece la posibilidad de visualizar las reglas según su estado, cada una de estas contendrá los detalles respectivos de su definición.

 

Registro de Ejecuciones: La aplicación guarda un registro de todas las reglas ejecutadas, detallando la  fecha y hora, así como los nombres de los propietarios de los buzones afectados.

 

Administración: Es posible, para el administrador o responsable de la aplicación, modificar datos de configuración, tales como: el nombre de la base de datos de respaldo, las extensiones de los diferentes archivos, el tiempo máximo de almacenamiento de un registro de ejecución y el tiempo máximo que se almacenará el respaldo o copia de un correo antes de ser eliminado definitivamente.

 

Archivo Electrónico

 

Archivo Electrónico: El sistema de Archivo Electrónico es  una solución desarrollada sobre  plataforma  Lotus Notes & Domino la cual  permite  almacenar y administrar diversos  tipos de  documentos de forma electrónica, implementando  de  esta manera la teoría del cero papel.

 

Correo  Electrónico:

Correo electrónico, Documentos escaneados, Imágenes almacenadas en otros  sistemas, Archivos de oficina  MS Word ó MS Excel, datos de clientes y contactos, registros de otros sistemas y cualquier  tipo  de  archivo  pueden  ser  almacenados y consultados mediante el sistema de Archivo Electrónico.

 

Manejo Documental: El Archivo Electrónico permite manejar toda   la documentación entrante y saliente  de una  empresa. Dicha documentación puede contener  archivos  adjuntos de  cualquier  tipo.

 

Lista de Revisores:  Todos los documentos del Archivo Electrónico  tienen la posibilidad de cumplir con un flujo de revisión secuencial, lo cual permite obtener comentarios de cada uno de los revisores del documento.

 

Asignación de Tareas: Para cualquiera de los documentos, ingresados en el Archivo Electrónico, se puede generar una o más tareas las cuales son asignadas a los diferentes usuarios del sistema, esto da la posibilidad de realizar seguimientos en base a fechas de vencimiento.

 

Correo: Todas las notificaciones, alarmas, avisos y  comunicaciones generadas por el sistema de Archivo Electrónico trabajan en base a una herramienta de mensajería, sea ésta Domino & Notes ó MS Exchange & Ms Outlook.

 

Interfaces de Oficina: El Archivo Electrónico presenta la facilidad de interactuar con MS Word y MS Excel, archivando los diferentes documentos  directamente en el Sistema de Archivo  Electrónico Lotus Notes.

 

Bases de Datos: El sistema de Archivo Electrónico puede ser personalizado para interactuar con diferentes tipos de bases de datos ( SQL , Oracle , DB2 ), de las cuales puede importar y / o exportar información relacionada con algún proceso específico.

 

Requerimientos Básicos:

• Servidor Lotus Domino........(Licenciamiento + Instalación )

• Cliente Lotus Notes por cada usuario del sistema ( Licenciamiento + Instalación )

• Protocolo de preferencia TCP/IP

• El requerimiento de Disco Duro, Memoria  y Procesador,  dependen del volumen de información y de la cantidad de usuarios.

 

Sistema de Control de Correspondencia

 

Sistema de Control de Correspondencia:

Solución informática que administra la documentación entrante, saliente e interna de la institución, adicionalmente permite la generación de relaciones entre documentos, controla  los diferentes estados responsables de los mismos e interactúa con el usuario por medio de asignaciones de actividades y notificaciones de recordatorios.

 

Manejo de Departamentos: El Sistema de Control de Correspondencia permite la definición, uso y administración de los diferentes departamentos de la empresa o institución. Cada departamento cuenta con un director, asistente y sus respectivos miembros.

 

Múltiples Localidades: La aplicación cuenta con la posibilidad de definir diferentes localidades, lo cual permite una administración documental en base a las diferentes oficinas de un empresa.

 

Seguimiento Gráfico: El usuario puede tener, en cualquier momento, una descripción gráfica sobre los tiempos de revisión y los revisores del documento

 

Historial del Documento: Todo documento tiene un detalle de las acciones que se han tomado y los usuarios que las han ejecutado, adicionalmente se maneja un mecanismo para el control de las asignaciones de actividades a los diferentes responsables.

 

Seguridades: El Sistema de Control de Correspondencia cuenta con un manejo de seguridades que permite tomar acciones de edición, lectura y creación, únicamente a los usuarios que tengan el respectivo permiso.

 

Inter Relación Documental: Esta característica permite relacionar entre si a todos los documentos del sistema. Cuando lo requiera, el usuario puede ver si un documento saliente es una consecuencia de un documento entrante o si un documento interno tienen alguna relación con un documento saliente u entrante.

 

Integración con Sistemas de Archivo Digital: Este aplicativo Lotus Notes puede integrarse con sistemas externos para el  manejo de información digital, tales como : On Base u O4N Objects For Notes.

 

Notificaciones Automáticas: Todas las notificaciones, alarmas y avisos generados por el sistema trabajan en base al motor de correo del servidor IBM Lotus Domino, pudiendo integrarse con clientes de correo Lotus Notes, MS Outlook, entre otros.

 

Notes to Graphs

 

Notes to Graphs: Es una solución flexible basada en .Net que permite generar atractivos gráficos a partir de datos dinámicos, es una librería pensada para ayudar a realizar informes, análisis estadísticos, financieros o de cualquier otro tipo de visualización de  datos.

Es una herramienta que no necesariamente tiene que trabajar con .Net para poder funcionar, es decir, que puede interactuar desde cualquier aplicación que requiera de la funcionalidad que ofrece esta librería.

Ej. (Lotus, Excel, etc).

 

Sienta la facilidad de interactuar con MS Word y MS Excel, archivando los diferentes documentos  directamente en el Sistema de Archivo Electrónico Lotus Notes.